Comment calculer le montant réel de ses frais kilométriques ?

L’administration fiscale donne la possibilité aux salariés et à certains professionnels de déduire de leur revenu imposable les frais kilométriques pour les trajets domicile-travail. Vous n’avez pas opté pour la déduction forfaitaire de 10 % ? Vous préférez déduire les frais réellement engagés ? Comment sont calculés les frais kilométriques ? Quels sont ceux qui sont concernés par cette possibilité de déduction ? Comment l’indiquer sur sa feuille d’impôt ?

Frais kilométriques : faire le choix et du régime réel

Le régime fiscal français donne la possibilité aux salariés et aux personnes qui sont à leur compte de déduire certaines dépenses incompressibles comme les frais liés au trajet domicile. Ainsi, vous pouvez opter pour un abattement forfaitaire de 10 % sur la base imposable de votre impôt sur le revenu. Toutefois, si les dépenses réellement engagées sont supérieures à 10 %, il est préférable d’opter pour le régime réel.

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Cela peut-être effectivement le cas si vous devez prendre tous les jours votre voiture personnelle pour vous rendre sur le lieu de votre travail, si celui-ci est au plus à 40 km de votre lieu de résidence. Toutefois, c’est à vous qu’il appartient de faire le calcul pour trouver la solution la plus avantageuse.

D’une année sur l’autre, vous pouvez tout à fait basculer de l’abattement forfaitaire de 10 % à la prise en compte des frais kilométriques si votre situation évolue. C’est le cas si vous déménagez, si vous changez de véhicule pour un modèle plus grand type SUV, ou si le coût du carburant à la pompe augmente franchement.

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Enfin, il faut rappeler que les salariés ne sont pas les seuls concernés par cette possibilité. Elle concerne également tous les professionnels dont la déclaration fiscale est sous le régime des bénéfices non commerciaux.

Quels sont les trajets et les modes de transport pris en compte dans les frais réels ?

Bien évidemment, il ne vous est pas possible de déduire tous les frais comme vous le souhaitez. En la matière, Bercy ne prend en compte que les parcours séparant le domicile du lieu de travail.

Quel est le nombre maximum de kilomètres ?

La distance domicile travail ne doit pas être supérieure à 40 kilomètres par trajet, soit un plafond à 80 km par jour. Ainsi, si vous habitez à 50 km de l’endroit où vous travaillez, vous effectuez tous les jours 100 km aller-retour. Si vous optez pour les frais réels, vous ne pourrez déduire que 80 kilomètres par jour, soit un reste à charge de 20 kilomètres par jour.

Dans certains cas qui restent exceptionnels, l’administration fiscale accepte que vous déduisiez des frais kilométriques réels allant au-delà de 80 km par jour.

Enfin, même si cela semble logique, il est bon de préciser que l’administration fiscale française ne prend en compte que le trajet le plus court. Inutile donc de prendre des chemins de traverse pour pouvoir déduire davantage de votre impôt sur le revenu.

Quel est le nombre maximum d’aller-retour ?

Comme pour le kilométrage, le nombre maximum d’aller-retour que vous pouvez prétendre déduire de vos impôts est réglementé. Ce nombre d’aller-retour maximum est logiquement plafonné à un par jour.

Toutefois, un deuxième aller-retour quotidien peut faire l’objet d’une déduction fiscale dès lors que vous remplissez un certain nombre de conditions d’emploi particulières. C’est le cas par exemple des personnes qui ont des horaires atypiques ou qui ont deux employeurs différents.

Quel est le barème 2021 des frais kilométriques ?

Le barème des frais kilométriques pour l’impôt sur le revenu est modifié tous les ans. Le nouveau barème kilométrique a récemment été publié aujourd’hui au Journal Officiel. Que vous soyez en moto ou en voiture, celui-ci dépend avant tout du nombre de kilomètres effectués tous les ans, mais également de la puissance fiscale de votre véhicule.

Prenons l’exemple d’une voiture de 5 chevaux.

Si l’on s’en tient au barème applicable aux voitures dont la puissance administrative est de 5 chevaux fiscaux, l’indemnité kilométrique applicable est de :

• 0,548 euro par kilomètre si le nombre total de kilomètres à l’année est inférieur à 5000 ;
• (d x 0,308) + 1 200 si le nombre total de kilomètres à l’année est compris entre 5001 km et 20000 km ;
• d x 0,368 si le kilométrage est supérieur à 20001 km.

Si vous effectuez 4000 km, vous pourrez déduire 4000 x 0,548, soit 2192 €.

Si vous faites 12000 kilomètres à l’année pour vous rendre à votre travail, vous devrez utiliser la formule (d x 0,308) + 1 200. Ainsi, vous avez droit à un abattement de (12000 x 0,308) + 1 200, soit 4896 euros.

Enfin, en imaginant que vous effectuiez annuellement 25000 kilomètres, vous devez utiliser la formule de calcul d x 0,368. Dans le cas de notre exemple, cela représente 25000 x 0,368, soit 9200 euros.

Comment calculer le nombre de kilomètres parcourus pour ses frais réels ?

Pour calculer le nombre de kilomètres parcourus pour vos frais réels, il existe plusieurs méthodes. La plus simple est d’utiliser un GPS ou une application mobile qui enregistre les distances parcourues. Vous pouvez aussi tenir un carnet de bord dans lequel vous notez chaque trajet effectué avec votre véhicule.

Dans ce cas, vous devrez indiquer la date et l’heure du départ et de l’arrivée, ainsi que le nombre total de kilomètres parcourus pour chaque trajet. Cette méthode peut sembler fastidieuse, mais elle permet d’avoir une preuve précise du nombre exact de kilomètres parcourus.

Vous pouvez aussi utiliser des outils en ligne qui calculent automatiquement la distance entre deux points sur une carte géographique, comme Google Maps, par exemple. Il suffit d’entrer les adresses de départ et d’arrivée pour obtenir instantanément la distance à vol d’oiseau ainsi que la durée estimée du trajet.

Si vous utilisez régulièrement votre voiture professionnelle pour des déplacements bien identifiés (trajets domicile-travail, par exemple), vous pouvez estimer le nombre total de kilomètres parcourus sur l’année en multipliant simplement cette distance par le nombre de jours travaillés dans l’année.

Quelle que soit la méthode choisie, gardez toujours une trace écrite précise des distances parcourues afin d’éviter toute contestation ultérieure avec l’administration fiscale.

Les pièces justificatives à fournir pour ses frais kilométriques au régime réel

Afin de justifier vos frais réels liés à l’utilisation de votre véhicule professionnel, vous devrez fournir une série de documents lors de la déclaration fiscale annuelle.

Vous devrez présenter un carnet de bord ou tout autre document qui prouve le nombre exact de kilomètres parcourus avec votre voiture professionnelle. Si vous avez utilisé un GPS ou une application mobile pour enregistrer ces distances, pensez à bien dépenser liées à votre véhicule (carburant, péages autoroutiers…), n’oubliez pas de conserver toutes les factures originales correspondantes. Ces pièces justificatives doivent être datées et mentionner clairement le nom du commerçant ainsi que la nature des dépenses effectuées.

Si vous utilisez régulièrement votre propre véhicule pour des déplacements professionnels (domicile-travail par exemple), pensez aussi à conserver tous les reçus relatifs aux frais d’entretien du véhicule, tels que les frais d’assurance automobile et la taxe sur les certificats d’immatriculation.

Vous pouvez aussi avoir droit à certaines déductions fiscales supplémentaires, comme la location éventuelle d’un garage privé destiné exclusivement au stationnement du véhicule professionnel. Dans ce cas-là notamment, n’hésitez pas à contacter directement l’administration fiscale afin qu’elle puisse vérifier la validité de votre demande.

N’oubliez pas de penser à bien tenir une bonne comptabilité pour justifier vos dépenses et éviter toute contestation ultérieure. Gardez donc précieusement toutes les pièces justificatives nécessaires à portée de main !